Actuellement, les entreprises sont confrontées à divers enjeux de la digitalisation, pour ne citer que la métamorphose de l’environnement business, ainsi que l’évolution des attentes des travailleurs. Afin de rester compétitives, elles doivent apporter plus de souplesse à leur mode de fonctionnement. Une opération qui passe indubitablement par les nouvelles technologies. En effet, l’automatisation de certaines tâches administratives en rapport avec le personnel et le staff amène à se tourner vers la dématérialisation.
Qu’en est-il des documents ?
Les services RH voient aussi en la dématérialisation des documents une option payante. En effet, la distribution des fiches de paie prend une toute autre dimension, en impliquant un coffre-fort électronique. Par ailleurs, ce nouveau mode de numérisation concerne aussi le dossier salarié, la gestion et le stockage des documents du salarié, ainsi que l’organisation en générale. La validation des documents RH passe alors par une signature électronique. Des portails collaboratifs révèlent alors toute leur utilité, afin d’optimiser la gestion de certains workflows (annonces de recrutement, congés payés, demandes d’absences…).
Les raisons de dématérialiser le processus RH
La dématérialisation du processus RH fait partie des opérations de digitalisation des entreprises. Son avantage est double. D’un côté, la suppression des supports papiers. Mis à part son aspect écologique, elle permet une diffusion plus rapide des fiches de paie. De l’autre côté, on a la possibilité de centraliser les données électronique, ainsi que d’optimiser la gestion des accès. A terme, les entreprises font un gain de temps significatif, avec en prime, un process RH plus fiable et plus sécurisé. L’utilisation des agrafeuses, relieuses et destructeurs de papier à grande contenance sera moins fréquente. En outre, ce processus de dématérialisation en continu concerne aussi certaines habilitations des conducteurs. Grâce à la dématérialisation des documents, on peut vérifier le nombre d’habilitations en un seul clic.
Une solution à la portée des salariés
Une solution de dématérialisation des processus RH se veut surtout simple, intuitive et simple d’utilisation. L’idée est de la mettre à disposition de différents services, des managers, mais aussi des salariés. Toute une batterie de tests s’impose, afin de s’assurer du bon fonctionnement du système. De leur côté, les managers s’efforceront de maîtriser l’outil, pour être en mesure de le mettre à jour en temps réel. Cette phase d’initiation comprend également d’autres démarches visant à accompagner l’ensemble du personnel. Il s’agit, entre autres, d’envoyer une notification à l’IRP (Instances représentatives du personnel), au moins un mois à l’avance, pour tout ce qui concerne les bulletins de salaire. Enfin, l’importance de la dématérialisation des documents amène aussi le service RH à recourir à des supports de communication, pour ne citer que les mails types, un FAQ, des webinards, ou encore des flyers.
Recourir aux services des professionnels
Mieux vaut louer les services des professionnels pour le déploiement d’une solution de dématérialisation dans les services RH. Leur expertise et leur savoir-faire leur permet surtout de proposer la solution la mieux adaptée à une entreprise. Dans le cas d’une entreprise disposant d’une solution SaaS et sur le point de migrer vers le SI, se tourner vers des professionnels est la meilleure option.
