Longtemps considéré comme un service réservé aux gros cabinets médicaux, le télésecrétariat séduit aujourd’hui un profil de praticien bien différent : l’ostéopathe. Exercice solo, longues séances, patientèle exigeante en matière de réactivité… Le métier cumule des contraintes qui rendent la gestion des appels particulièrement difficile à assurer seul. L’externalisation s’est alors progressivement imposée comme une réponse adaptée !
Téléservices.fr, le service de télésecrétariat adapté au quotidien des ostéopathes
Téléservices.fr est un centre de télésecrétariat médical basé à Antananarivo, à Madagascar. Son équipe de 25 collaborateurs accompagne au quotidien des ostéopathes, médecins généralistes, podologues et spécialistes dans la gestion de leurs appels et de leur planning.
Les télésecrétaires sont formées aux particularités de l’ostéopathie ; elles savent qu’une première consultation ne se planifie pas comme un suivi, qu’un patient en douleur aiguë attend un créneau rapide et qu’un ostéopathe en pleine séance ne peut pas être interrompu. Ces spécificités sont prises en compte dès le départ dans les consignes de prise en charge et appliquées avec rigueur au fil des appels !
Le service externalisé de télésecrétariat pour ostéopathes est une véritable opportunité pour la patientèle qui profite alors d’une meilleure écoute et disponibilité à son égard.
Pourquoi les ostéopathes y ont de plus en plus recours ?
Le quotidien d’un ostéopathe a ses propres contraintes et ces dernières pèsent lourd sur l’organisation du cabinet ; plusieurs raisons expliquent l’adoption croissante du télésecrétariat.
Le manque de temps
Une consultation d’ostéopathie dure entre 45 minutes et 1h. Pendant ce temps, le praticien est totalement mobilisé. Pas de coup d’œil au téléphone entre deux patients comme pourrait le faire un généraliste entre deux consultations courtes. Sur une journée complète, la fenêtre de disponibilité téléphonique se limite à la pause déjeuner et aux quelques minutes avant la première séance ; le reste du temps, les appels sonnent dans le vide.
Les retombées financières
Les patients qui n’ont pas de réponse rappellent une fois, peut-être deux, puis cherchent une consultation ailleurs. Résultat ? Le praticien perd du chiffre d’affaires sans même s’en rendre compte. Le télésecrétariat corrige ce déséquilibre : les appels sont décrochés systématiquement, les rendez-vous planifiés selon les consignes du praticien et les urgences identifiées puis signalées immédiatement.
Par ailleurs, embaucher un(e) secrétaire sur site reste inaccessible pour beaucoup de praticiens, surtout en début d’activité. Le modèle du service de télésecrétariat proposé par Téléservices.fr permet de ne payer que ce qui est réellement utilisé, sans charges fixes ni engagement salarial. L’écart de coût avec un poste en interne est considérable et la souplesse du service s’adapte aux variations d’activité du cabinet !
La gestion de l’agenda
L’ostéopathe qui consulte son agenda en fin de journée et qui le retrouve rempli, bien organisé et cohérent avec ses capacités de prise en charge, c’est un ostéopathe en mesure de recevoir sa patientèle dans les meilleures conditions. Première consultation, suivi régulier, créneau d’urgence… Chaque type de séance est positionné selon les durées et les règles définies en amont.
Le télésecrétariat pour ostéopathes n’est plus un luxe ni une solution de repli. C’est un outil d’organisation que les praticiens les mieux structurés intègrent dès leur installation et que les autres adoptent quand la surcharge devient trop pesante. Dans les deux cas, le constat est le même : le cabinet fonctionne mieux, les patients sont mieux accueillis et le praticien travaille plus sereinement.
